Modifica di Esportare file in formato PDF/A
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| − | Il formato PDF è uno dei più utilizzati per lo scambio di documenti elettronici, ma non tutti i PDF sono | + | Il formato PDF è uno dei più utilizzati per lo scambio di documenti elettronici, ma non tutti i PDF sono della stesso tipo. |
Tra i possibili sottotipi troviamo il formato '''PDF/A''', definito dallo standard ISO 19005-1 del 2005, il cui scopo è quello di garantire che i documenti destinati all’archiviazione nel lungo periodo, siano accessibili e vengano visualizzati sempre allo stesso modo, indipendentemente dal software utilizzato e dal tempo trascorso dalla loro produzione. | Tra i possibili sottotipi troviamo il formato '''PDF/A''', definito dallo standard ISO 19005-1 del 2005, il cui scopo è quello di garantire che i documenti destinati all’archiviazione nel lungo periodo, siano accessibili e vengano visualizzati sempre allo stesso modo, indipendentemente dal software utilizzato e dal tempo trascorso dalla loro produzione. | ||
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Vediamo ora come possiamo creare un file in questo formato. | Vediamo ora come possiamo creare un file in questo formato. | ||
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Qualunque sia il sistema operativo utilizzato, '''LibreOffice''' consente di esportare documenti in formato PDF/A-1a semplicemente selezionando la voce '''File → Esporta nel formato PDF…'''; poi, nella finestra di dialogo che compare, dovrete assicurarvi che sia attiva l’opzione '''Archivio PDF/A-1a ( ISO 19005-1)''' e quindi premere il pulsante '''Esporta.''' | Qualunque sia il sistema operativo utilizzato, '''LibreOffice''' consente di esportare documenti in formato PDF/A-1a semplicemente selezionando la voce '''File → Esporta nel formato PDF…'''; poi, nella finestra di dialogo che compare, dovrete assicurarvi che sia attiva l’opzione '''Archivio PDF/A-1a ( ISO 19005-1)''' e quindi premere il pulsante '''Esporta.''' | ||
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Avremo così ottenuto il file nel formato che ci è stato richiesto dalla Pubblica Amministrazione con cui dobbiamo interloquire. | Avremo così ottenuto il file nel formato che ci è stato richiesto dalla Pubblica Amministrazione con cui dobbiamo interloquire. | ||
| − | Considerato che alcune Pubbliche Amministrazioni pongono un limite massimo alle dimensioni dei file trasmessi, nella finestra di dialogo è consigliabile impostare il valore '''Riduci risoluzione immagine''' a '''150 DPI'''. Volendo è inoltre possibile ridurre il parametro '''Qualità''' | + | Considerato che alcune Pubbliche Amministrazioni pongono un limite massimo alle dimensioni dei file trasmessi, nella finestra di dialogo è consigliabile impostare il valore '''Riduci risoluzione immagine''' a '''150 DPI'''. Volendo è inoltre possibile ridurre il parametro '''Qualità''' aumentando così la compressione delle immagini. |
LibreOffice ricorda le opzioni impostate al momento dell’ultima esportazione, perciò, se dobbiamo ripetere un'esportazione in formato PDF/A-1a, possiamo farlo semplicemente agendo sull’icona '''Esporta nel formato PDF''' presente nella barra degli strumenti standard. Questa modalità è comoda e veloce nel caso in cui si debba produrre una serie di documenti in PDF/A nella stessa sessione di lavoro. Tuttavia, solo eseguendo l’operazione dal menu potremo visualizzare la finestra di dialogo che ci consente di verificare che l’opzione '''Archivio PDF/A-1a ( ISO 19005-1)''' sia effettivamente selezionata. | LibreOffice ricorda le opzioni impostate al momento dell’ultima esportazione, perciò, se dobbiamo ripetere un'esportazione in formato PDF/A-1a, possiamo farlo semplicemente agendo sull’icona '''Esporta nel formato PDF''' presente nella barra degli strumenti standard. Questa modalità è comoda e veloce nel caso in cui si debba produrre una serie di documenti in PDF/A nella stessa sessione di lavoro. Tuttavia, solo eseguendo l’operazione dal menu potremo visualizzare la finestra di dialogo che ci consente di verificare che l’opzione '''Archivio PDF/A-1a ( ISO 19005-1)''' sia effettivamente selezionata. | ||
LibreOffice può aiutarci anche a convertire in PDF/A-1a altri tipi di file. Ad esempio Draw è in grado di importare un PDF normale, che poi può essere esportato in PDF/A con le modalità già viste sopra. In questo caso, anche se il file risultante sarà un PDF/A-1a, non è garantito che in fase di importazione l’aspetto dell’originale venga riprodotto perfettamente. Questa funzionalità può essere molto utile in altre situazioni, come, ad esempio, per elaborare file ottenuti dalla scannerizzazione di documenti cartacei, siano essi dei PDF oppure delle immagini jpeg o tiff. Le immagini infatti possono essere inserite in un documento di Writer (o di un altro componente di LibreOffice), che poi può essere esportato in PDF/A-1a. | LibreOffice può aiutarci anche a convertire in PDF/A-1a altri tipi di file. Ad esempio Draw è in grado di importare un PDF normale, che poi può essere esportato in PDF/A con le modalità già viste sopra. In questo caso, anche se il file risultante sarà un PDF/A-1a, non è garantito che in fase di importazione l’aspetto dell’originale venga riprodotto perfettamente. Questa funzionalità può essere molto utile in altre situazioni, come, ad esempio, per elaborare file ottenuti dalla scannerizzazione di documenti cartacei, siano essi dei PDF oppure delle immagini jpeg o tiff. Le immagini infatti possono essere inserite in un documento di Writer (o di un altro componente di LibreOffice), che poi può essere esportato in PDF/A-1a. | ||
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Prima di usare LibreOffice per convertire in PDF/A-1a file derivanti dalla scansione di documenti, è preferibile verificare se lo scanner usato è in grado di generare autonomamente file in questo specifico formato. La sezione scanner di molte fotocopiatrici multifunzione recenti prevedere la possibilità di salvare i file direttamente in PDF/A. | Prima di usare LibreOffice per convertire in PDF/A-1a file derivanti dalla scansione di documenti, è preferibile verificare se lo scanner usato è in grado di generare autonomamente file in questo specifico formato. La sezione scanner di molte fotocopiatrici multifunzione recenti prevedere la possibilità di salvare i file direttamente in PDF/A. | ||
Quando si esportano dei documenti scannerizzati, è importante ricordarsi di impostare valori non troppo elevati per la risoluzione e la compressione delle immagini, altrimenti queste possono appesantire notevolmente le dimensioni del file. | Quando si esportano dei documenti scannerizzati, è importante ricordarsi di impostare valori non troppo elevati per la risoluzione e la compressione delle immagini, altrimenti queste possono appesantire notevolmente le dimensioni del file. | ||
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In ambiente Windows è possibile ottenere i file PDF/A anche mediante l’utilizzo di una stampante PDF, come ad esempio quella che viene installata dal programma [http://www.pdfforge.org/pdfcreator PDF Creator]. | In ambiente Windows è possibile ottenere i file PDF/A anche mediante l’utilizzo di una stampante PDF, come ad esempio quella che viene installata dal programma [http://www.pdfforge.org/pdfcreator PDF Creator]. | ||
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Sempre in Windows è possibile controllare il file anche con il programma [https://www.sumatrapdfreader.org SumatraPDF]. Con questo software, dopo aver aperto il file, dal menu selezionate '''File → Proprietà'''; si aprirà una finestra informativa dove, alla voce '''Ottimizzazioni PDF''', viene precisato se si tratta di un PDF/A. | Sempre in Windows è possibile controllare il file anche con il programma [https://www.sumatrapdfreader.org SumatraPDF]. Con questo software, dopo aver aperto il file, dal menu selezionate '''File → Proprietà'''; si aprirà una finestra informativa dove, alla voce '''Ottimizzazioni PDF''', viene precisato se si tratta di un PDF/A. | ||
| − | + | Anche se il vostro file ha superato le validazioni di cui sopra, non è detto che sia conforme a quando richiesto dalla Pubblica Amministrazione, per questo motivo alcuni Enti Pubblici offrono attraverso i loro siti dei servizi di validazione online. Ad esempio, queste funzioni sono disponibili sul sito dell'[http://www.agenziaentrate.gov.it Agenzia delle Entrate] e sul portale [https://telemaco.infocamere.it/ Telemaco] del Registro delle Imprese, in entrambi i casi solo per gli utenti registrati. | |
| − | + | === sul sito dell'Agenzia delle Entrate === | |
| − | + | Dopo esservi autenticati sul sito dell'[http://www.agenziaentrate.gov.it Agenzia delle Entrate], dovrete selezionare la sezione '''Civis → Presentazione documenti per controllo formale → Funzione di validazione e conversione file''', premere l'apposito pulsante '''Sfoglia''' per caricare il vostro file, scegliere il tipo di file PDF/A nel campo '''Descrizione allegato''', premere quindi il pulsante '''valida''' ed attendere la risposta del sistema. | |
| − | + | === in Telemaco === | |
| − | + | Nel portale [https://telemaco.infocamere.it/ Telemaco], una volta effettuato il login, sarà necessario accedere alla sezione '''Le mie pratiche''' e selezionare indifferentemente '''Invia Comunica''' oppure '''Invia bilancio''', quindi scorrere verso il basso fino a trovare la sezione '''Validazione'''. Facendo un clic qui sopra diventerà visibile un pulsante '''Sfoglia''', attraverso il quale sarà possibile caricare il file da verificare. | |
| + | Dopo un breve tempo di elaborazione il sistema visualizzerà il risultato della validazione con dei caratteri verdi se l'esito è stato positivo, oppure con dei caratteri rossi se il test non dovesse essere stato superato. | ||
| − | === | + | === con veraPDF === |
| − | + | Infine esiste il consorzio [http://verapdf.org veraPDF], il cui scopo è quello di realizzare un software di validazione PDF riconosciuto a livello industriale. Il programma è open source ed è scaricabile dalla sezione Software del sito. Si tratta di un applicativo scritto in Java utilizzabile in Windows, Mac e Linux. Una volta installato lo potrete utilizzare sia da riga di comando, sia da interfaccia grafica eseguendo il comando <code>verapdf-gui</code>. | |
| − | + | Il programma è in inglese, ma il suo utilizzo è intuitivo. Tutto ciò che dovete fare è selezionare il file da verificare mediante il pulsante '''Choose PDF''' e quindi eseguire la verifica con un clic su '''Execute'''. Se il vostro PDF supera il test comparirà in verde la scritta "PDF is compliant with Validation Profile requirements", in caso contrario la scritta sarà in rosso è dirà "PDF is '''not''' compliant..." | |
| − | + | Lasciando l'impostazione "Auto-detection" il programma dirà che il PDF/A è valido se supera il test come PDF/A-1a; nel caso vogliate verificare se è un file valido per una versione più recente di PDF/A, dovrete selezionarla dall'apposito elenco a discesa. | |
| − | + | Il programma è inoltre in grado di generare dei report in formato xml oppure html, contenenti maggiori dettagli relativi ai risultati della validazione ed alle caratteristiche del file controllato. | |
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== Note sull'uso dei PDF/A == | == Note sull'uso dei PDF/A == | ||
