Usare i nomi in Calc

Usare i nomi in Calc

I fogli elettronici sono strumenti di lavoro diffusi e molto agili, che consentono di automatizzare rapidamente delle funzioni di calcolo o di ricerca.

Chiunque li abbia usati si è certamente abituato al loro tipico modo di fare riferimento alle celle mediante l’uso di coordinate, che ricorda un po’ il vecchio ed intramontabile gioco della battaglia navale.

Troviamo delle lettere che indicano le colonne (A, B, C, …) e dei numeri che identificano le righe (1, 2, 3, …). Usando questa notazione, se vogliamo riferirci alla cella che si trova sulla sesta riga della seconda colonna, la chiameremo B6. Se vogliamo invece riferirci ad un intervallo rettangolare che comprende più celle, ad esempio partendo dalla A6 ed arrivando alla C10, scriveremo i riferimenti della cella iniziale e di quella finale separati dal segno dei due punti. L’intervallo A6:C10 comprenderà quindi le celle A6, B6, C6, A7, B7, C7, A8, B8, C8, A9, B9, C9, A10, B10 e C10.

Basta un po’ di pratica ed in poco tempo ci si abitua a questo tipo di notazione, finendo per usarla in maniera del tutto naturale e per la maggior parte delle situazioni questo modo di identificare le celle può essere sufficiente.

In taluni casi però, per rendere facilmente comprensibili le formule ed i riferimenti inseriti, può essere utile assegnare dei nomi a singole celle o ad intervalli di celle.

Definire un nome

Per assegnare un nome con LibreOffice Calc basta selezionare la cella, o l’intervallo di celle, che ci interessa e scegliere Foglio → Aree con nomi ed espressioni → Definisci, quindi, nella finestra di dialogo che compare, specificheremo il nome di nostra scelta, che desideriamo assegnare ed infine faremo clic su Aggiungi.

Se nel menu non trovate questa funzione è probabile che abbiate una versione meno recente di Calc, nelle quali questo elemento si trovava nel menu Inserisci → Nomi → Definisci.

Un esempio pratico

Ora che sappiamo come aggiungere dei nomi vediamo, con un esempio pratico da seguire passo per passo, come questi possono esserci utili.

Proviamo a costruire una semplice tabellina come la seguente:

	A	B	C	D
1	Aliquota IVA	22%
2
3	merce	prezzo	IVA	prezzo con IVA
4	arance	100	22	122
5	banane	700	154	854
6	ciliegie	300	66	366
7	datteri	400	88	488
8	Totale	1500	330	1830

Una formula senza uso dei nomi

Dopo aver inserito i dati nelle colonne "merce" e “prezzo”, vogliamo calcolare l’IVA nella terza colonna. La formula normalmente utilizzata in C4 sarebbe =B4*B1, che poi andremo a copiare nelle celle sottostanti. Prima di copiarla però dobbiamo rendere assoluto il riferimento alla cella B1, modificando la formula come segue: =B4*$B$1. Senza questa modifica nelle copie della formula il riferimento verrebbe automaticamente spostato, mentre noi vogliamo che l’aliquota venga recuperata sempre nella cella B1. I segni $ servono proprio a questo scopo ed è possibile aggiungerli più velocemente premendo il tasto F4 mentre, in fase di creazione o modifica della formula, ci si trova posizionati sul riferimento da rendere assoluto.

La stessa formula con l’uso di un nome

Proviamo ora a riscrivere la stessa formula utilizzano dei nomi.

Per prima cosa assegniamo alla cella B1 il nome aliquota. Per farlo, come detto prima, ci posizioneremo nella cella in questione e sceglieremo dal menu Foglio → Aree con nomi ed espressioni → Definisci, quindi inseriremo il nome e poi faremo clic su Aggiungi.

Ora potremo riscrivere la nostra formula così: =B4*aliquota. In questa versione la potremo copiare nelle celle sottostanti senza alcun problema, il nome aliquota sarà già automaticamente un riferimento assoluto alla cella B1.

I nomi sono quindi estremamente utili per richiamare nelle formule una cella contenente una variabile. Usati al posto dei normali riferimenti alfanumerici, possono evitare confusione tra riferimenti relativi ed assoluti, risulta quindi più difficile inserire potenziali errori di calcolo.

Assegnare un nome ad un intervallo di celle

Nel nostro esempio passiamo al calcolo del totale delle colonne “prezzo” ed ”IVA”. Useremo la funzione SOMMA nella cella B8 in questo modo: =SOMMA(B4:B7), poi la copieremo nella cella a fianco C8, dove automaticamente diventerà =SOMMA(C4:C7).

Anche in questo caso i nomi possono tornarci utili.

Anziché dare un nome ad una singola cella, assegneremo il nome prezzo all’intervallo di celle B4:B7. Per farlo selezioniamo il nostro intervallo e quindi usiamo il solito menu Foglio → Aree con nomi ed espressioni → Definisci. Ripetiamo la procedura per l’intervallo C4:C7, chiamandolo IVA.

Una volta definiti questi nomi, possiamo riscrivere le formule dei totali come segue: =SOMMA(prezzo) e =SOMMA(IVA).

In questo caso i nomi ci aiutano a riassumere una serie di valori da passare ad una funzione.

Fate attenzione quando inserite la formula con il nome prezzo, digitandola Calc proporrà di aggiungergli delle () alla fine del nome. Questo avviene perché esiste una funzione con lo stesso nome. Nel caso le () venissero inserite, dobbiamo eliminarle. E’ un caso che può creare confusione ed è stato proposto volutamente nell’esempio per far capire che il programma accetta di assegnare alle celle, o agli intervalli, anche nomi corrispondenti a funzioni esistenti. Meglio evitare questo genere di omonimie fuorvianti.

Nomi per individuare righe e colonne

Continuiamo con il nostro esempio e scopriamo un’altra caratteristica dei nomi.

Proviamo a riscrive la formula usata in precedenza per il calcolo dell’IVA: da =B4*aliquota la facciamo diventare =prezzo*aliquota e la copiamo in tutte le celle della colonna IVA, fatta eccezione del riga del totale. I risultati non cambiano.

Questo può sembrare strano, ma, quando il nome rappresenta un intervallo corrispondente ad una colonna o una riga, i riferimenti si comportano in modo relativo rispetto alla colonna o alla riga in questione. Nella nostra formula il richiamo a prezzo vale come riferimento relativo alla cella nella colonna prezzo che si trova sulla stessa riga su cui siamo posizionati. Il rimando ad aliquota invece, continuerà ad essere assoluto, così come visto sopra.

Completiamo la tabella inserendo nell’ultima colonna la somma delle due colonne precedenti. Possiamo scrivere la formula direttamente con i nomi, scegliendo indifferentemente se usare la semplice addizione =prezzo+IVA, oppure la funzione =SOMMA(prezzo;IVA).

Per il totale di questa colonna siete liberi di sperimentare.

Creazione rapida di nomi dalle intestazioni di righe e colonne

Come abbiamo visto è vantaggioso dare dei nomi a delle singole colonne o a delle singole righe, tanto che il programma prevede una specifica funzione per creare rapidamente dei nomi in base ai valori contenuti nella riga di intestazione delle colonne o nella prima colonna.

Per richiamare questa funzione dovrete selezionare l'intervallo di vostro interesse, compresa la riga di intestazione e/o la prima colonna, quindi selezionare nel menu Foglio → Aree con nomi ed espressioni → Crea. Si aprirà una finestra con quattro voci, le prime due sono quelle solitamente usate. Se attivate il segno di spunta su Prima riga per ogni colonna verrà creato un nome, che sarà uguale al valore presente nella prima riga.

Le altre voci funzionano in modo analogo, solo che i nomi vengono presi dalla colonna a sinistra, dall'ultima riga o dalla colonna a destra, a seconda del segno di spunta attivato. Tutte queste opzioni possono essere selezionate anche contemporaneamente.

Nel nostro esempio potremmo selezionare le celle da A3 a C7, quindi attivare questa funzione attraverso Foglio → Aree con nomi ed espressioni → Crea e spuntare il segno su Prima riga. Facendo clic su OK creeremo i nomi "merce", "prezzo" ed "IVA", ognuno dei quali farà riferimento ai valori selezionati nella rispettiva colonna.

I nomi nei riferimenti ad altri documenti di Calc

I nomi semplificano il lavoro anche nel caso di inserimenti di un riferimento ad una cella, o ad un intervallo di celle, del nostro foglio di lavoro in un altro documento di Calc.

Immaginiamo di avere un secondo file, dove una cella contiene una funzione di ricerca, che punta alla tabella del nostro esempio, per trovare il prezzo con IVA delle ciliegie.

Con i normali riferimenti avremo la formula: =CERCA.VERT("ciliegie";'file:///percorso/per/il/mio/file.ods'#$Foglio1.$A$4:$D$7;4).

Questa formula funziona, ma se apportiamo delle modifiche alla nostra tabella nel file originario, ad esempio inserendo tre righe contenenti altri frutti prima delle ciliegie, quando apriamo il file contenente il collegamento, i riferimenti non saranno più corretti e le ciliegie non verranno trovate.

Possiamo ovviare a questo problema assegnando un nome all’intervallo di celle che contengono i dati di nostro interesse, che nel nostro caso potremmo chiamare frutta.

La formula di collegamento nel secondo file diventerà: =CERCA.VERT("ciliegie";'file:///percorso/per/il/mio/file.ods'#frutta;4).

Ovviamente, dovremo mantenere aggiornato il nome frutta, modificando l’intervallo a cui si riferisce ogni qualvolta dovessimo inserire delle righe, ma non dovremo più preoccuparci di aggiornare i riferimenti presenti nel file collegato.

Modificare nomi già definiti

Per modificare le celle alle quali un nome si riferisce dovremo selezionare il menu Foglio → Aree con nomi ed espressioni → Gestisci, si aprirà una finestra che ci permetterà di apportare le modifiche necessarie.

Nella prima parte della finestra comparirà una lista con i nomi già definiti, nella quale, facendo un clic sopra, potremo selezionare quello che vogliamo modificare.

Nel campo “Nome” potremo modificare il nome in precedenza creato, mentre nel campo “Espressione dell’intervallo o della formula” potremo modificare la cella o l’intervallo di celle a cui il nome fa riferimento. Il campo “Ambito” indicherà se il nome sarà valido in tutto il documento (impostazione predefinita) oppure solo all’interno di un determinato foglio; in questo secondo caso potremmo anche usare lo stesso nome per celle diverse che si trovano su fogli distinti dello stesso documento.

Altre opzioni legate ai nomi

Le finestre di dialogo per la creazione e la gestione dei nomi permettono di impostare alcuni parametri attraverso la sezione Opzioni intervallo.

Qui troviamo le voci Area di stampa, Ripeti colonna e Ripeti riga: attivando il segno di spunta su di esse faremo si che il nome selezionato compaia nelle corrispondenti liste di scelta rapida all’interno della finestra per l’impostazione delle aree di stampa. L’impostazione delle aree di stampa si richiama dal menu Formato → Aree di stampa → Definisci oppure, se le aree di stampa sono già state definite in precedenza da Formato → Aree di stampa → Modifica.

L’opzione Filtro invece fa si che il nome selezionato compaia nell’elenco di scelta rapida dei criteri quando si usa il Filtro speciale; questo si richiama da Dati → Altri filtri → Filtro speciale.

Attraverso i pulsanti Aggiungi ed Elimina è possibile definire un nuovo nome, oppure eliminare il nome selezionato.

In conclusione

Come potete vedere l’utilizzo dei nomi può agevolare il lavoro con i fogli di calcolo, soprattutto si possono rendere le formule più leggibili: questo è un aspetto molto importante quando ci si trova a lavorare con file creati molto tempo prima e di cui non si ricordano i dettagli di funzionamento, oppure con file creati da altri utenti.

Quindi, se il file che state creando contiene molte formule, è destinato a durare nel tempo o potrebbe essere modificato da altri utenti, prendete in seria considerazione l’ipotesi di definire dei nomi da usare nelle formule. Come abbiamo visto il loro funzionamento è tutto sommato semplice ed è un piccolo investimento di tempo, che potrebbe risparmiarci molto tempo e lavoro in futuro.