Esportare file in formato PDF/A

Esportare file in formato PDF/A

Il formato PDF è uno dei più utilizzati per lo scambio di documenti elettronici, ma non tutti i PDF sono della stesso tipo.

Tra i possibili sottotipi troviamo il formato PDF/A, definito dallo standard ISO 19005-1 del 2005, il cui scopo è quello di garantire che i documenti destinati all’archiviazione nel lungo periodo, siano accessibili e vengano visualizzati sempre allo stesso modo, indipendentemente dal software utilizzato e dal tempo trascorso dalla loro produzione.

Proprio per questa caratteristica, molte pubbliche amministrazioni richiedono che i documenti ufficiali a loro indirizzati siano dei PDF/A.

Dopo la sua pubblicazione, lo standard PDF/A è stato soggetto a successive revisioni nel 2011 e nel 2012, ad oggi ne esistono quindi tre diverse possibili versioni: PDF/A-1, PDF/A-2 e PDF/A-3. I formati più recenti sono retro-compatibili, perciò un file PDF/A-1 rispetterà sicuramente lo standard A-2, mentre non è detto il contrario; lo stesso dicasi nei riguardi dell’A-3.

Ad oggi la variante di questi formati richiesta dagli Enti Pubblici italiani è il PDF/A-1.

Il formato di nostro interesse (PDF/A-1), può, a sua volta, avere due livelli di conformità allo standard, uno più avanzato (PDF/A-1a) ed uno di base (PDF/A-1b).

Salvataggio di file PDF/A

Vediamo ora come possiamo creare un file in questo formato.

Qualunque sia il sistema operativo utilizzato, LibreOffice consente di esportare documenti in formato PDF/A-1a semplicemente selezionando la voce File → Esporta nel formato PDF…; poi, nella finestra di dialogo che compare, dovrete assicurarvi che sia attiva l’opzione Archivio PDF/A-1a ( ISO 19005-1) e quindi premere il pulsante Esporta.

Avremo così ottenuto il file nel formato che ci è stato richiesto dalla Pubblica Amministrazione con cui dobbiamo interloquire.

Considerato che alcune Pubbliche Amministrazioni pongono un limite massimo alle dimensioni dei file trasmessi, nella finestra di dialogo è consigliabile impostare il valore Riduci risoluzione immagine a 150 DPI. Volendo è inoltre possibile ridurre il parametro Qualità aumentando così la compressione delle immagini.

LibreOffice ricorda le opzioni impostate al momento dell’ultima esportazione, perciò, se dobbiamo ripetere un'esportazione in formato PDF/A-1a, possiamo farlo semplicemente agendo sull’icona Esporta nel formato PDF presente nella barra degli strumenti standard. Questa modalità è comoda e veloce nel caso in cui si debba produrre una serie di documenti in PDF/A nella stessa sessione di lavoro. Tuttavia, solo eseguendo l’operazione dal menu potremo visualizzare la finestra di dialogo che ci consente di verificare che l’opzione Archivio PDF/A-1a ( ISO 19005-1) sia effettivamente selezionata.

LibreOffice può aiutarci anche a convertire in PDF/A-1a altri tipi di file. Ad esempio Draw è in grado di importare un PDF normale, che poi può essere esportato in PDF/A con le modalità già viste sopra. In questo caso, anche se il file risultante sarà un PDF/A-1a, non è garantito che in fase di importazione l’aspetto dell’originale venga riprodotto perfettamente. Questa funzionalità può essere molto utile in altre situazioni, come, ad esempio, per elaborare file ottenuti dalla scannerizzazione di documenti cartacei, siano essi dei PDF oppure delle immagini jpeg o tiff. Le immagini infatti possono essere inserite in un documento di Writer (o di un altro componente di LibreOffice), che poi può essere esportato in PDF/A-1a.

Prima di usare LibreOffice per convertire in PDF/A-1a file derivanti dalla scansione di documenti, è preferibile verificare se lo scanner usato è in grado di generare autonomamente file in questo specifico formato. La sezione scanner di molte fotocopiatrici multifunzione recenti prevedere la possibilità di salvare i file direttamente in PDF/A.

Quando si esportano dei documenti scannerizzati, è importante ricordarsi di impostare valori non troppo elevati per la risoluzione e la compressione delle immagini, altrimenti queste possono appesantire notevolmente le dimensioni del file.

In ambiente Windows è possibile ottenere i file PDF/A anche mediante l’utilizzo di una stampante PDF, come ad esempio quella che viene installata dal programma PDF Creator.

Questo software, nonostante sia open source, durante la procedura di installazione propone dei pacchetti aggiuntivi non necessari (alcuni proprietari), perciò prestate attenzione alle schermate proposte e deselezionate i pacchetti opzionali, onde evitare di ritrovarvi installati software non desiderati.

Una volta installato PDF Creator, qualsiasi sia il programma che state utilizzando, vi sarà sufficiente selezionare la funzione di stampa e scegliere la stampante PDFCreator. Quando premerete il tasto Stampa, si aprirà una finestra nella quale dovrete fare clic sul pulsante Salva in basso a destra. Comparirà quindi una finestra di dialogo per il salvataggio del file, in questa dovrete impostare il nome che desiderate e dovrete assicurarvi che il tipo di file sia impostato su PDF/A-1b (non sul semplice PDF e nemmeno su PDF/A-2b).

Entrando nella sezione Impostazioni → Salva di PDF Creator, se lo desiderate, potrete impostare come predefinito il formato PDF/A-1b.

Validare i file PDF/A

Prima di spedirlo all'Ufficio Pubblico destinatario, è opportuno verificare che il nostro file in formato PDF/A sia conforme allo standard.

Se utilizziamo Linux, una validazione di base la possiamo ottenere aprendo il file con il Visualizzatore di documenti (Evince). Se dal menu selezionate Proprietà, alla voce Formato il programma vi dirà di quale versione di PDF si tratta.

In Windows aprendo il file con Adobe Acrobat Reader, se si tratta di un PDF/A, nella parte alta della finestra compare una barra di colore azzurro con l'indicazione: "Il file è conforme allo standard PDF/A ed è stato aperto in sola lettura per evitare modifiche". Se questa barra non dovesse comparire verificate che in Modifica → Preferenze nella sezione Documenti l'opzione "Visualizza documenti in modalità PDF/A" sia impostata su Solo per documenti PDF/A. Se, nonostante l'opzione sia attiva, la barra azzurra non compare, allora il vostro file non è un PDF/A.

Sempre in Windows è possibile controllare il file anche con il programma SumatraPDF. Con questo software, dopo aver aperto il file, dal menu selezionate File → Proprietà; si aprirà una finestra informativa dove, alla voce Ottimizzazioni PDF, viene precisato se si tratta di un PDF/A.

Anche se il vostro file ha superato le validazioni di cui sopra, non è detto che sia conforme a quando richiesto dalla Pubblica Amministrazione, per questo motivo alcuni Enti Pubblici offrono attraverso i loro siti dei servizi di validazione online. Ad esempio, queste funzioni sono disponibili sul sito dell'Agenzia delle Entrate e sul portale Telemaco del Registro delle Imprese, in entrambi i casi solo per gli utenti registrati.

Dopo esservi autenticati sul sito dell'Agenzia delle Entrate, dovrete selezionare la sezione Civis → Presentazione documenti per controllo formale → Funzione di validazione e conversione file, premere l'apposito pulsante Sfoglia per caricare il vostro file, scegliere il tipo di file PDF/A nel campo Descrizione allegato, premere quindi il pulsante valida ed attendere la risposta del sistema.

Nel portale Telemaco, una volta effettuato il login, sarà necessario accedere alla sezione Le mie pratiche e selezionare indifferentemente Invia Comunica oppure Invia bilancio, quindi scorrere verso il basso fino a trovare la sezione Validazione. Facendo un clic qui sopra diventerà visibile un pulsante Sfoglia, attraverso il quale sarà possibile caricare il file da verificare. Dopo un breve tempo di elaborazione il sistema visualizzerà il risultato della validazione con dei caratteri verdi se l'esito è stato positivo, oppure con dei caratteri rossi se il test non dovesse essere stato superato.

Note sull'uso dei PDF/A

Abbiamo visto che i file in formato PDF/A, sono richiesti obbligatoriamente da numerosi Enti Pubblici, in quanto destinati all'archiviazione di lungo periodo. Ciò considerato, nulla ci vieta di utilizzare questo formato anche per l'archiviazione personale dei documenti da noi prodotti.

Occorre però fare attenzione ad alcuni aspetti, in quanto questo formato è pensato per versioni definitive dei documenti che devono essere conservati senza subire ulteriori modifiche. Questo fa si che i PDF/A non possano contenere determinati elementi come, ad esempio, campi compilabili o elementi che si aggiornino automaticamente, occorre prestare attenzione con i caratteri utilizzati, ecc.

Considerate le caratteristiche dei file PDF/A, per garantire che nessuno non vengano modificati dopo la loro creazione, molto spesso viene richiesto di firmarli digitalmente, prima dell'inoltro all'Ente destinatario.