Usare i nomi in Calc

Esportare file in formato PDF/A

Il formato PDF è uno dei più utilizzati per lo scambio di documenti elettronici, ma non tutti i PDF sono della stesso tipo.

Tra i possibili sottotipi troviamo il formato PDF/A, definito dallo standard ISO 19005-1 del 2005, il cui scopo è quello di garantire che i documenti destinati all’archiviazione nel lungo periodo, siano accessibili e vengano visualizzati sempre allo stesso modo, indipendentemente dal software utilizzato e dal tempo trascorso dalla loro produzione.

Proprio per questa caratteristica, molte pubbliche amministrazioni richiedono che i documenti ufficiali a loro indirizzati siano dei PDF/A.

Dopo la sua pubblicazione, lo standard PDF/A è stato soggetto a successive revisioni nel 2011 e nel 2012, ad oggi ne esistono quindi tre diverse possibili versioni: PDF/A-1, PDF/A-2 e PDF/A-3. I formati più recenti sono retro-compatibili, perciò un file PDF/A-1 rispetterà sicuramente lo standard A-2, mentre non è detto il contrario; lo stesso dicasi nei riguardi dell’A-3.

Ad oggi la variante di questi formati richiesta da Enti Pubblici italiani è il PDF/A-1, per questo motivo in questa sede non prenderemo in considerazione le versioni successive.

Il formato di nostro interesse (PDF/A-1), può, a sua volta, avere due livelli di conformità allo standard, uno più avanzato (PDF/A-1a) ed uno di base (PDF/A-1b).

Salvataggio di file PDF/A

Vediamo ora come possiamo creare un file in questo formato.

Qualunque sia il sistema operativo utilizzato, LibreOffice consente di esportare documenti in formato PDF/A-1a semplicemente selezionando la voce File → Esporta nel formato PDF…; poi, nella finestra di dialogo che compare, dovrete assicurarvi che sia attiva l’opzione Archivio PDF/A-1a ( ISO 19005-1) e quindi premere il pulsante Esporta.

Avremo così ottenuto il file nel formato che ci è stato richiesto dalla Pubblica Amministrazione con cui dobbiamo interloquire.

Considerato che alcune Pubbliche Amministrazioni pongono un limite massimo alle dimensioni dei file trasmessi, nella finestra di dialogo è consigliabile impostare il valore Riduci risoluzione immagine a 150 DPI. Volendo è inoltre possibile ridurre il parametro Qualità aumentando così la compressione delle immagini.

LibreOffice ricorda le opzioni impostate al momento dell’ultima esportazione, perciò, se dobbiamo ripetere un'esportazione in formato PDF/A-1a, possiamo farlo semplicemente agendo sull’icona Esporta nel formato PDF presente nella barra degli strumenti standard. Questa modalità è comoda e veloce nel caso in cui si debba produrre una serie di documenti in PDF/A nella stessa sessione di lavoro. Tuttavia, solo eseguendo l’operazione dal menu potremo visualizzare la finestra di dialogo che ci consente di verificare che l’opzione Archivio PDF/A-1a ( ISO 19005-1) sia effettivamente selezionata.

LibreOffice può aiutarci anche a convertire in PDF/A-1a altri tipi di file. Ad esempio Draw è in grado di importare un PDF normale, che poi può essere esportato in PDF/A con le modalità già viste sopra. In questo caso, anche se il file risultante sarà un PDF/A-1a, non è garantito che in fase di importazione l’aspetto dell’originale venga riprodotto perfettamente. Questa funzionalità può essere molto utile in altre situazioni, come, ad esempio, per elaborare file ottenuti dalla scannerizzazione di documenti cartacei, siano essi dei PDF oppure delle immagini jpeg o tiff. Le immagini infatti possono essere inserite in un documento di Writer (o di un altro componente di LibreOffice), che poi può essere esportato in PDF/A-1a.

Prima di usare LibreOffice per convertire in PDF/A-1a file derivanti dalla scansione di documenti, è preferibile verificare se lo scanner usato è in grado di generare autonomamente file in questo specifico formato. La sezione scanner di molte fotocopiatrici multifunzione recenti prevedere la possibilità di salvare i file direttamente in PDF/A.

Quando si esportano dei documenti scannerizzati, è importante ricordarsi di impostare valori non troppo elevati per la risoluzione e la compressione delle immagini, altrimenti queste possono appesantire notevolmente le dimensioni del file.

In ambiente Windows è possibile ottenere i file PDF/A anche mediante l’utilizzo di una stampante PDF, come ad esempio quella che viene installata dal programma PDF Creator.

Questo software, nonostante sia open source, durante la procedura di installazione propone dei pacchetti aggiuntivi non necessari (alcuni proprietari), perciò prestate attenzione alle schermate proposte e deselezionate i pacchetti opzionali, onde evitare di ritrovarvi installati software non desiderati.

Una volta installato PDF Creator, qualsiasi sia il programma che state utilizzando, vi sarà sufficiente selezionare la funzione di stampa e scegliere la stampante PDFCreator. Quando premerete il tasto Stampa, si aprirà una finestra nella quale dovrete fare clic sul pulsante Salva in basso a destra. Comparirà quindi una finestra di dialogo per il salvataggio del file, in questa dovrete impostare il nome che desiderate e dovrete assicurarvi che il tipo di file sia impostato su PDF/A-1b (non sul semplice PDF e nemmeno su PDF/A-2b).

Entrando nella sezione Impostazioni → Salva di PDF Creator, se lo desiderate, potrete impostare come predefinito il formato PDF/A-1b.