Facciamo i conti con Writer

Se dovete fare dei calcoli il programma più adatto è Calc; eppure, specie in ambito lavorativo, ci sono situazioni in cui si scrivono dei testi che contengono dei conteggi, di solito non particolarmente complessi, che vorremmo poter effettuare rapidamente, per poi proseguire con la redazione del nostro documento.

Capita alle volte di vedere persone che tengono aperto Calc per fare i conti e poi copiarli in Writer, oppure la Calcolatrice a portata di mano (se fisica) o di mouse (se software).

In questi casi può essere utile sfruttare le funzioni di calcolo di cui Writer è dotato.

Writer fa i calcoli a mente

Supponiamo di scrivere un testo in cui si spiega che l’area del triangolo si calcola dividendo a metà il risultato della moltiplicazione della base per l’altezza. Una volta enunciata la formula, vogliamo inserire un esempio numerico e nel corpo del testo scriviamo la seguente formula 324*215/2=…

A questo punto, se non conosciamo le funzioni di calcolo disponibili in Writer, prima di continuare dobbiamo fermarci un attimo per effettuare in qualche modo il nostro calcolo.

Per sfruttare le potenzialità di Writer sarà sufficiente selezionare la nostra formula e poi la voce Calcola dal menu Strumenti, oppure premere contemporaneamente i tasti Ctrl e +. Il risultato verrà conteggiato in memoria, quindi, per visualizzarlo nel documento, dovremo posizionarci nel punto in cui vogliamo inserirlo ed incollarlo selezionando Modifica → Incolla, o premendo assieme i tasti Ctrl e V.

Il risultato della nostra formula è: 34830.

Ovviamente, perché questo metodo funzioni, la formula selezionata deve essere valida e contenere esclusivamente numeri ed operatori matematici, altrimenti otterremo un messaggio di errore.

Il risultato ottenuto viene convertito in testo, per cui se si modifica la formula, non verrà aggiornato in automatico e dovremo ripetere la procedura.

Inserire una formula

Un altro modo per effettuare dei conteggi in Writer è quello di posizionare nel documento un campo Inserisci formula, attraverso il quale è possibile effettuare dei calcoli un po’ più complessi.

Il metodo più semplice e veloce per attivare un campo Inserisci formula è quello di premere il tasto F2. Questo farà apparire la barra della Formula, che ricorda un po’ quella presente in Calc.

Così come in Calc, le formule iniziano con il segno =, che il programma inserisce automaticamente, dovremo quindi inserire la nostra formula e premere Invio, oppure fare clic sull’icona con una freccia blu piegata verso sinistra, presente nella barra subito prima del campo per l’inserimento della formula.

Se inseriamo la stessa formula vista in precedenza 324*215/2, ovviamente il risultato numerico sarà sempre lo stesso 34830, quello che cambia è la modalità con cui viene inserito nel documento.

Nel caso del campo Inserisci formula, il risultato non viene convertito in testo, ma rimane all’interno del campo, che visivamente è evidenziato in grigio chiaro. Nel momento in cui volessimo modificare la formula, ci basterà fare un doppio clic sul campo e si aprirà una finestra, all’interno della quale, nel campo Formula, potremo apportare i cambiamenti desiderati e quindi premere Invio, oppure fare clic su OK. In questo caso il risultato verrà immediatamente aggiornato.

All’interno della stessa finestra, sulla destra, nella colonna Formato, troviamo un elenco dal quale possiamo selezionare una formattazione da applicare al nostro risultato (ad esempio una con il separatore delle migliaia). Impostare questi formati funziona in modo analogo a quanto avviene in Calc e selezionando la voce Formati aggiuntivi è possibile crearne di personalizzati.

Formule più complesse

Con i campi Inserisci formula possiamo effettuare calcoli un po’ più complessi rispetto quelli visti finora. Se proviamo ad inserire una nuova formula usando il tasto F2, vedremo che, prima della casella di inserimento della formula, si trova un’icona raffigurante il simbolo "fx" con delle stelline. Facendo clic su quest’icona è possibile scegliere tra una serie di funzioni. Non sono numerose come quelle che si trovano in Calc, ma consentono in ogni caso di effettuare diversi tipi di calcoli.

Per usarle è necessario sperimentare un po’, in quanto la loro sintassi è diversa da quella a cui siamo abituati a vedere in Calc ed inoltre i nomi delle varie funzioni vengono inseriti in inglese (o con abbreviazioni dall’inglese), senza localizzazione in italiano.

In questo documento ci limitiamo a segnalare la loro esistenza senza addentrarci nei dettagli del loro utilizzo, che in ogni caso è abbastanza intuitivo.

Formule e variabili

All’interno dei campi Inserisci formula, possiamo anche fare riferimento a delle variabili.

Per prima cosa dovremo crearle. Selezioniamo dal menu le voci Inserisci → Comando di campo → Altri campi, quindi nella finestra che compare ci posizioneremo nella scheda Variabili, all’interno della quale selezioneremo la voce Imposta variabile. Nelle caselle Nome e Valore inseriremo rispettivamente un nome che identifichi la variabile ed il valore corrispondente.

Ad esempio riprendendo la formula per il calcolo dell’area del triangolo, già usata in precedenza, nel nostro testo inseriremo una variabile di nome “base” con valore 324, il segno "/", poi una variabile di nome “altezza” con valore 215 ed infine il segno "=".

Per inserire quindi il risultato, premeremo F2, ed inseriremo la formula scrivendola come =base*altezza/2.

I campi contenenti le variabili, così come il campo contenente la formula vengono evidenziati in grigio chiaro e facendo un doppio clic su di essi è possibile modificarne il loro contenuto. Appena confermata la modifica del valore di una variabile, il risultato della formula che la richiama verrà istantaneamente aggiornato.

E’ da notare che, usando la finestra per l’inserimento delle variabili, è possibile inserire anche i campi Inserisci formula, per i quali risulta però più semplice l’uso del tasto F2 usato finora negli esempi proposti, che come visto sopra consente anche l'inserimento guidato delle funzioni.

Calcoli nelle Tabelle

Come noto in Writer è possibile inserire delle tabelle, che sono meno evolute e non dispongono delle stesse funzioni di calcolo di quelle di Calc. Tuttavia nelle tabelle di Writer possiamo usare le stesse funzioni dei campi del tipo Inserisci formula visti sopra, con il vantaggio che non dovremo creare delle variabili per richiamare all’interno delle formule i valori contenuti in un’altra cella.

Infatti quando ci troviamo all’interno di una tabella, inserendo una formula con F2, possiamo richiamare il contenuto di una cella indicandone le coordinate, comprese tra i segni di minore e maggiore <>. Ad esempio <A1> richiama la prima cella della tabella, <B3> la cella che si trova alla terza riga della seconda colonna e così via.

Tornando alla formula usata negli esempi precedenti, se inseriamo nella cella A1 il valore della “base” (324) ed in A2 il valore dell’“altezza” (215), in A3 potremo inserire (premendo F2) la formula dell’“area” del triangolo (=<A1>*<A2>/2) ed otterremo sempre il solito risultato 34830.

Pur non avendo impostato variabili, se modifichiamo il valore di una delle celle richiamate nella formula, il risultato di quest’ultima verrà immediatamente aggiornato.

Se all’interno di un documento di Writer avessimo più tabelle, è possibile fare riferimento alle celle di una tabella, pur essendo posizionati in un altra. Per farlo basterà aggiungere il nome della tabella a cui vogliamo puntare, racchiuso tra i segni di minore e maggiore <>, seguito da un punto, prima del riferimento della cella. Ad esempio, se in una formula contenuta nella Tabella2 volessimo richiamare il valore della cella A1 della Tabella1, dovremmo scrivere =<Tabella1>.<A1>

Ovviamente, perché le formule contenute all’interno delle tabelle funzionino correttamente, è necessario che i valori presenti nelle celle richiamate siano di tipo numerico.

Tabelle di Calc

Infine, un altro modo di eseguire dei conteggi in Writer, è quello di inserire all’interno di un documento una tabella di Calc. Per farlo selezioneremo dal menu Inserisci → Oggetto → Oggetto OLE e, dalla finestra che compare, sceglieremo il tipo di oggetto “Foglio elettronico”, che potrà essere una tabella creata ex novo, oppure un file già esistente.

In questo modo avremo a disposizione un foglio di lavoro di Calc e quindi potremo usare tutte le funzioni che questo mette a disposizione.

Nota

Come abbiamo avuto modo di esaminare le funzioni di calcolo di Writer possono essere molto comode in numerose situazioni. Quando queste vengono utilizzate è importante che il documento venga salvato in formato .odt, in quanto l’esportazione in altri formati e la successiva lettura dei file con altri software può portare a dei problemi di incompatibilità.

Un motivo in più per usare sempre il formato standard .odt.